Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

 Pvm:           255.2018

 Viite:           EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)

Rekisterinpitäjä (4H-yhdistyksen nimi)
Nimi: Kolarin 4H-yhdistys ry.           
Osoite: Isopalontie 2, 95900 KOLARI

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Nimi: Sanna Palovaara
Osoite: Isopalontie 2, 95900 KOLARI
Sähköposti: kolari@4h.fi

Rekisterin nimi: Ilmoittautuminen 4H-toimintaan

1.     Ilmoittautumiset kerhotoimintaan, leireille, retkille, kilpailuihin ja koulutuksiin kolarin.4h.fi sivujen kautta.

2.     Ilmoittautumiset kerhotoimintaan, leireille, retkille, kilpailuihin ja koulutuksiin puhelimitse tai henkilökohtaisesti.

Rekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoitus

1.     Toimintaan liittyvä tiedotus ja yhteydenpito huoltajiin.

2.     Toimintaan osallistuvien turvallisuudesta ja hyvinvoinnista huolehtiminen.

3.     Laskutus

4.     Määrällinen tilastointi: kerhotoimintaan, leireille, retkille, kilpailuihin osallistuvia ei tilastoida yksilöittäin.

5.     Yksilöllinen tilastointi: 4H-kursseille ja koulutuksiin osallistuvat jäsenet tilastoidaan jäsenrekisteriin ko. kurssin suorittaneena. Muut kuin jäsenet tilastoidaan määrällisesti.

 
Rekisterin tietosisältö, rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät

 Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja (tarvittaessa ryhmittäin):

1.     Kerholaiset ja leirille/retkille osallistuvat

·       kerholaisen etu- ja sukunimi

·       kerholaisen syntymävuosi

·       kerholaisen puhelinnumero (vapaaehtoinen)

·       huoltajan nimi

·       huoltajan puhelinnumero

·       huoltajan sähköpostiosoite (vapaaehtoinen)

·       osoite, laskutusta varten

·       kerholaisen kuvauslupa

·       kerholaiset allergiat yms. huoltajan arvioon perustuva terveyteen ja turvallisuuteen liittyvät (vapaaehtoinen)

2.     Kursseille ja koulutuksiin osallistuvat

·       osallistujan etu- ja sukunimi

·       osallistujan henkilöllisyystunnus (todistuksia varten esim. Sivis)

·       osallistujan puhelinnumero

·       osallistujan sähköpostiosoite

·       huoltajan nimi

·       huoltajan puhelinnumero

Tietojen säilytysaika ja tai säilytysajan määräytymisperusteet

1.     Toteutuneen toiminnan jälkeen tiedot tilastoidaan määrällisesti ja osallistujalistat/kerhojen päiväkirjat arkistoidaan 2 vuoden ajaksi tilastoinnin todentamista varten.

2.     Hanketoimintojen osalta tietoja säilytetään hankesääntöjen vaatima aika.

Säännönmukaiset tietolähteet (mistä tiedot saadaan)

Toimintaan osallistuvat täyttävät joko itse tai alaikäisten osalta huoltajien täyttäessä tiedot kolarin.4h.fi kotisivujen sähköiselle lomakkeelle tai ilmoittaessaan tiedot puhelimitse, sähköpostitse tai henkilökohtaisesti rekisterin pitäjälle.                                                                                     

Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja käytetään ainoastaan Kolarin 4H-yhdistyksen toiminnassa. Tietoja käsittelevät yhdistyksen sihteeri, kerhonohjaajat ja kurssien- ja koulutusten toteuttajat.                                                                             

Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

 Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty lukitusten sekä muiden turvatoimien avulla. Rekisteritietoja pääsevät käsittelemään ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät henkilöt. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Tarkastusoikeus ja tietojen oikaiseminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi päivittää ja muuttaa omia tietojaan ja vaatia, että virheelliset tiedot oikaistaan.

Tarkastus-, muutos- ja korjauspyynnön voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva pyyntö edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

Oikeus kieltää tietojen käyttö ja oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttö ja vaatia tiedot poistettavaksi. Tämä koskee tietoja, joiden käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen.

Tietojen käyttökieltoa koskevan vaatimuksen / aiemmin annetun suostumuksen peruuttamisen voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva ilmoitus edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.